L'aggiornamento dei dati CRM è un metodo comune per consentire agli utenti di cercare informazioni aggiornate per un cliente o un contatto specifico. Questo approccio di solito prevede la ricerca manuale dei dati, facendo clic su un pulsante "Aggiorna" dal record del cliente. Questo metodo ha i suoi vantaggi, tra cui la semplicità e la possibilità di indirizzare i dati specifici. Tuttavia, presenta anche limitazioni significative.
Vantaggi dell'aggiornamento :
Controllo diretto: gli utenti hanno il controllo diretto sul processo di aggiornamento dei dati, il che può essere utile per le informazioni critiche.
Targeting selettivo: gli utenti possono scegliere quali informazioni specifiche desiderano aggiornare, il che può essere efficace per esigenze specifiche.
Immediatezza: i dati vengono aggiornati in tempo reale, il che può essere utile nei casi in cui le informazioni devono essere aggiornate immediatamente.
Tuttavia, l'aggiornamento manuale dei dati del CRM presenta anche alcuni notevoli svantaggi:
Svantaggi dell'aggiornamento :
Tempo e fatica: l'aggiornamento manuale può essere noioso e richiede molto tempo, soprattutto per i database di grandi dimensioni.
Rischio di errori: è probabile che gli utenti commettano errori nell'aggiornamento dei dati, con conseguenti imprecisioni.
Mancanza di proattività: l'aggiornamento si basa sull'iniziativa dell'utente, il che significa che alcune informazioni cruciali possono essere omesse o aggiornate in ritardo.
A differenza dell'aggiornamento manuale, l'approccio proattivo all'arricchimento dei dati CRM prevede il monitoraggio costante dei cambiamenti e dei movimenti relativi a clienti e contatti. Questo approccio mira a fornire informazioni aggiornate senza richiedere un'azione manuale da parte dell'utente.
Vantaggi dell'approccio proattivo :
Dati aggiornati: i dati sono costantemente aggiornati, per garantire che siano sempre attuali.
Riduzione del carico di lavoro: gli utenti non devono dedicare tempo all'aggiornamento manuale, potendo così concentrarsi su attività più strategiche.
Migliore qualità: gli errori umani vengono ridotti al minimo, migliorando la qualità dei dati.
Identificazione delle opportunità: l'approccio proattivo consente di individuare più rapidamente le opportunità e le tendenze commerciali, fornendo informazioni sui cambiamenti nel comportamento dei clienti.
Processo decisionale informato: dati aggiornati e accurati consentono ai decisori di prendere decisioni strategiche più informate.
Come funziona l'approccio proattivo?
L'approccio proattivo all'arricchimento dei dati del CRM si basa sull'uso di tecnologie come l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML). Questi sistemi sono in grado di monitorare in tempo reale una moltitudine di fonti di dati, come social network, notizie, database pubblici, ecc. Identificano i cambiamenti rilevanti nei clienti e nei contatti, come un cambio di lavoro, un trasferimento o un nuovo interesse. Queste informazioni vengono aggiornate automaticamente nel CRM.
Confronto: aggiornamento vs. approccio proattivo
Per comprendere meglio i vantaggi dell'approccio proattivo, analizziamo un ipotetico scenario in cui un'azienda utilizza uno o l'altro di questi metodi per gestire i propri dati CRM.
Scenario 1: Aggiornamento
Un'azienda utilizza l'aggiornamento manuale dei propri dati CRM. Quando un rappresentante di vendita vuole ottenere informazioni aggiornate su un cliente specifico, deve aggiornarle manualmente, il che richiede tempo. Di conseguenza, alcune informazioni possono rimanere non aggiornate e l'azienda può perdere nuove opportunità.
Scenario 2: approccio proattivo
Un'altra azienda utilizza un approccio proattivo all'arricchimento dei dati CRM. I suoi sistemi di monitoraggio identificano automaticamente i cambiamenti relativi ai clienti, come cambi di lavoro, trasferimenti o nuovi interessi. Il personale di vendita ha un accesso costante a informazioni aggiornate, che gli consentono di agire rapidamente sulle nuove opportunità.
Un altro modo interessante di aggiornare i dati del CRM si basa sul principio della coopetizione tra gli utenti, un po' come facciamo in Waze segnalando i pericoli sulla strada o fornendo note su tali e tali prodotti o indicando nel CRM medico i nuovi siti di pratica dei professionisti della salute che non sono ancora inclusi nei database pubblici. In questo modello, i dati pubblici aggiornati vengono condivisi con tutti gli utenti del CRM. Ciò consente di essere più reattivi nell'aggiornamento dei database, soprattutto quando questi aggiornamenti provengono da fonti esterne che non vengono aggiornate con la rapidità desiderata.
Vantaggi della cooperazione :
Raccolta dati condivisa Questo approccio consente agli utenti di unire i propri sforzi per mantenere i dati aggiornati. Quando un utente aggiorna le informazioni di contatto, i dati aggiornati vengono condivisi con tutto il team.
Maggiore reattività: Utilizzando dati esterni per aggiornare le informazioni, gli utenti possono essere più reattivi ai cambiamenti nell'ambiente del cliente.
Riduzione del lavoro ridondante: Invece di far aggiornare manualmente a ciascun utente gli stessi dati, questo approccio riduce la duplicazione degli sforzi.
Affidabilità delle fonti esterne: Utilizzando fonti esterne, è possibile migliorare l'affidabilità dei dati, poiché spesso provengono da fonti affidabili.
Tuttavia, questo approccio di coopetizione non è privo di sfide:
Gestione delle fonti esterne : le fonti esterne devono essere gestite con attenzione per garantirne la qualità e la rilevanza.
Protezione della privacy: la raccolta e la condivisione dei dati devono essere conformi alle normative sulla protezione della privacy e sulla sicurezza dei dati.
Coordinamento: un coordinamento efficace è essenziale per garantire che i dati siano aggiornati in modo coerente e affidabile.
Rispetto del diritto commerciale: non tutti i dati sono condivisi. Solo i dati pubblici possono essere condivisi. Ad esempio, dati come numeri di telefono, e-mail di contatto o database installati non dovrebbero essere condivisi, in quanto rappresentano uno sforzo di ricerca per la persona che li implementa.
L'arricchimento dei dati CRM è essenziale per mantenere database dei clienti accurati e aggiornati. L'implementazione di aggiornamenti manuali offre un controllo diretto, ma presenta svantaggi in termini di tempo, potenziali errori e reattività. Non può essere considerato in modo isolato. L'approccio proattivo dell'arricchimento dei dati può essere complementare e offre vantaggi significativi in termini di dati aggiornati, riduzione del carico di lavoro, miglioramento della qualità e capacità di individuare rapidamente le opportunità.
A complemento di ciò, la coopetizione tra utenti per l'aggiornamento dei dati CRM è un approccio interessante che combina i vantaggi dell'aggiornamento manuale e di un approccio proattivo. Consente agli utenti di condividere dati aggiornati da fonti esterne, migliorando la reattività e l'affidabilità delle informazioni sui clienti. Tuttavia, richiede un'attenta gestione delle fonti esterne e un coordinamento efficace all'interno del team. In definitiva, la scelta dell'approccio all'aggiornamento dei dati CRM dipenderà dalle esigenze specifiche dell'azienda e dai suoi obiettivi di gestione delle relazioni con i clienti.
